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Fatturazione elettronica per enti NO profit

Il 1°gennaio è alle porte e con esso l’obbligo di emissione della fattura in formato elettronico anche per il B2B/B2C (quindi anche tra privati e per i consumatori finali).

L’obbligo di emettere fatture in formato elettronico NON riguarda i soggetti che operano in regimi fiscali agevolati che, però, le riceveranno in detto formato. Le proloco (ma in generale gli Enti del Terzo Settore e le associazioni di ogni tipo) dovranno, quindi emettere le fatture in formato elettronico (se in possesso di partita iva) e le riceveranno in formato elettronico (tutte, anche quelle in possesso del solo codice fiscale).

COS'E' LA FATTURAZIONE ELETTRONICA?

Il sistema di fatturazione elettronica consiste in una metodologia interamente digitale che permette di compilare, inviare e conservare le fatture abbandonando la carta e tutti i costi ad essa collegati. Questa definisce un percorso standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) di Agenzia Entrate, in base al quale:

la fattura elettronica dovrà essere compilata tramite un software ad hoc;

  • su di essa dovrà essere apposta, salvo eccezioni, una firma elettronica (digitale qualificata) dal soggetto che la emette o dal suo intermediario;
  • l’emissario della fattura dovrà inviarla al cliente destinatario tramite il Sistema di Interscambio (il quale ne verificherà l’integrità oltre che la correttezza del contenuto);
  • dopo controlli tecnici automatizzati, il Sistema di Interscambio provvederà ad inoltrare la fattura al destinatario cui è indirizzata (in caso di scarto si considererà non emessa dall’origine e dovrà essere ritrasmessa entro 5 giorni).

COME FUNZIONA LA FATTURAZIONE ELETTRONICA?

La nuova procedura prevede che la fattura venga generata in formato “XML” (“eXstensible Markup Language”, tale da rendere il documento inalterabile), l’unico consentito per permettere l’invio al Sistema di Interscambio, il quale si occuperà, dopo le verifiche del caso, di recapitarla al destinatario.

Per sapere a chi inoltrare la fattura elettronica, il Sistema di Interscambio utilizzerà diverse modalità in funzione del tipo di destinatario; in particolare verranno utilizzate metodologie differenti a seconda del fatto che si tratti di fattura elettronica destinata a:

IL CICLO ATTIVO

Esistono tre modalità per inviare una fattura elettronica:

  • mediante un software che generi il file XML, su cui apporre la firma digitale per poi caricare manualmente il file sul Sistema di Interscambio;
  • mediante un software che generi il file XML, su cui apporre la firma digitale per poi spedirlo via PEC al Sistema di Interscambio;
  • mediante un software che generi il file XML, su cui apporre la firma digitale per poi spedirlo automaticamente al Sistema di Interscambio.

IL CICLO PASSIVO

Per ricevere le fatture elettroniche è possibile:

  • scaricare la fattura dal sito dell’Agenzia delle Entrate, quindi convertire il le XML con un software;
  • ricevere la fattura via PEC, da convertire in un formato facilmente leggibile tramite apposito software;
  • utilizzare un software che tramite sistema d’interscambio riceva e converta le fatture elettroniche.

Sarà quindi lo stesso Sistema di Interscambio a far pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici, mentre al cliente destinatario non resterà che importarla/scaricarla e registrarla nella propria contabilità.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE ELETTRONICHE

La normativa stabilisce che le fatture elettroniche debbano essere conservate, ai fini civilistici ed a quelli fiscali, per 10 anni, sia da chi le emette che da coloro che le ricevono. Ciò implica che, poiché il SdI adempie all’obbligo di conservazione ai soli fini fiscali, le imprese ed i professionisti dovranno provvedere all’obbligo di conservazione a fini civilistici delle fatture elettroniche in modo indipendente.

Questa conservazione non va confusa con l’archiviazione su servizi come Drive, Dropbox e simili, ma si configura come una procedura all’interno del sistema informatico in grado di conferire valore legale nel tempo ad un documento informatico.

ASSOCIAZIONI CON SOLO CODICE FISCALE

Le fatture elettroniche ricevute dai soggetti privi di Partita IVA (ovverosia da quelli che svolgono solo attività istituzionale e non anche attività commerciali marginali e connesse) avranno uno spazio dedicato nel sito di Agenzia delle Entrate dove potranno essere consultate e scaricate; in alternativa potranno chiedere l’invio tramite PEC o avvalersi di un software specifico per il recapito di tutte le fatture passive.

Ben sappiamo che la gestione del flusso delle fatture passive (quelle ricevute) rappresenta il passaggio più difficile in questo processo di digitalizzazione, motivo per il quale dotarsi di un software di fatturazione aggiornato (ovviamente idoneo anche all’emissione delle fatture elettroniche) può probabilmente essere la soluzione migliore (vista anche la rigidità e la complessità dei requisiti tecnici previsti dalla normativa).

Dott. Vincenzo Lo Sasso

Dottore Tributarista,

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